Polityka prywatności

25 maja 2018 r. wchodzi w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jest to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, mające na calu ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych na terenie UE.

Zmiana przepisów nie wymaga Państwa zaangażowania (kontaktu osobistego, telefonicznego, ani pisemnego), jednak zależy nam, abyście mieli wszystkie niezbędne informacje wynikające z RODO, a więc o tym, w jaki sposób przetwarzamy i chronimy Państwa dane osobowe.

Administratorem Państwa danych osobowych jest firma Serwis Konsularny Sp. z o.o.. Dbamy o to, aby dane te były odpowiednio zabezpieczone, a ich przetwarzanie było jasne, rzetelne i zgodne z przepisami.

Zapewniamy Państwa, że w swoim postępowaniu kierujemy się przepisami prawa regulującymi zasady ochrony danych osobowych. Rozwiązania dotyczące ochrony danych osobowych stosowane w naszej Firmie odpowiadają najwyższym standardom bezpieczeństwa informacji.

§1

Jakie i gdzie dane są pozyskiwane i przechowywane

1. Pozyskiwanie i przechowywanie danych osobowych elektronicznie w SZW

Serwis Konsularny do prowadzenia, kontroli i informacji wizowej używa systemu autorskiego System Zamówień Wizowych (w skrócie SZW). W tym celu pozyskuje i przechowuje dane osobowe tylko i wyłącznie w celu realizacji zleceń. SZW jako system przechowywany jest na serwerach zewnętrznej firmy hostingowej (szczegóły zabezpieczeń w §3). Serwis Konsularny przechowuje następujące dane w Systemie Zamówień Wizowych:

– nazwa firmy (lub imiona i nazwisko osoby prywatnej), adres firmy lub osoby prywatnej, nr telefonu (i faxu), adres e-mail, nr NIP, adres i nr telefonu (i faxu) korespondencyjny (jeśli jest inny niż płatnika)

– imiona i nazwisko, nr telefonu i adres e-mail osoby kontaktowej

– imiona i nazwisko, adres i nr telefonu aplikanta, adres zwrotny z nr telefonu dostarczenia zrealizowanego zlecenia,

– dane zamówionego dokumentu (rodzaj / krotność / ilość / daty wydania / daty złożenia i odbioru w poszczególnych urzędach),

– na podstawie powyższych danych firma SK tworzy statystyki i zestawienia w celu analizy sprzedaży własnej

2. Pozyskiwanie i przechowywanie danych osobowych za pomocą poczty elektronicznej

Podczas korespondencji elektronicznej pomiędzy SK, a klientem, w wiadomościach przesyłane są dane osobowe tj. wypełnione formularze urzędowe, scany dokumentów personalnych, zdjęcia itp. Całość korespondencji jest przechowywana na serwerach zewnętrznej firmy hostingowej (szczegóły zabezpieczeń w §3). Firma SK nie przekazuje tych danych nikomu poza pracownikami w celu realizacji zlecenia. Dane mają charakter ściśle poufny i nie są wykorzystywane, ani do profilowania klienta, ani w żaden inny sposób narażający klienta na kradzież, przekazanie lub przetwarzanie danych osobowych.

3. Pozyskiwanie i przechowywanie danych osobowych z elektronicznych formularzy zapytań ze strony web

SK pozyskuje następujące dane osobowe z elektronicznych formularzy zapytań ze strony web – nazwa firmy, imiona i nazwisko, nr telefonu, adres e-mail  – dane pozyskujemy tylko i wyłącznie w celu szybkiego kontaktu z klientem  i realizacji zapytania. Dane przechowywane są na serwerach zewnętrznej firmy hostingowej (szczegóły zabezpieczeń w §3). Dane te pozyskiwane są na stronach web www.serwiskonsularny.pl; www.legalnypobyt.pl oraz www.klient.serwiskonsularny.pl

4. Pozyskiwanie i przechowywanie danych osobowych na dokumentach papierowych podczas trwania zlecenia

W trakcie realizacji zlecenia, prowadzona i gromadzona jest tymczasowa dokumentacja. Są to listy przewozowe, dokumenty fizycznie przekazane przez klienta w celu realizacji zlecenia, oraz notatki pracowników, ściśle związane z realizacją zlecenia. Przez cały czas, jeśli nie są w użyciu, dokumentacja ta przechowywana jest w szafie zabezpieczonej zamkiem na terenie firmy. Firma SK nie przekazuje tych danych nikomu, poza pracownikami w celu realizacji zlecenia. Dane mają charakter ściśle poufny i nie są wykorzystywane, ani do profilowania klienta, ani w żaden inny sposób narażający klienta na kradzież, przekazanie lub przetwarzanie danych osobowych.

5. Przechowywanie danych osobowych na dokumentach papierowych po zakończeniu realizacji zlecenia

Po zakończeniu realizacji zlecenia, oraz rozliczeniu z klientem, cała dokumentacja jest przekazywana wyspecjalizowanej firmie niszczącej dokumenty zawierające dane osobowe. Dokumenty te, w obecności administratora danych firmy SK, są wkładane do pojemnika, plombowane i przekazywane do zniszczenia wyspecjalizowanej firmie. Od zakończenia realizacji zlecenia, oraz rozliczenia z klientem, czas do zniszczenia dokumentacji nie przekracza miesiąca. W okresie pomiędzy końcem realizacji zlecenia, a przekazaniem do zniszczenia, dokumenty pozostają w specjalnym pomieszczeniu zabezpieczonym zamkiem na terenie firmy SK.

§2

Kto ma dostęp do tego zbioru

1. pracownicy Serwisu Konsularnego
2. pracownicy obsługi IT (administrator systemu SZW – obsługa SZW, oraz pracownicy firmy odpowiedzialnej za hosting danych elektronicznych oraz ochronę stron w sieci web)
3. pracownicy serwisu niszczenia dokumentów
4. pracownicy zewnętrznych baz danych dostarczycieli usług na podstawie oddzielnych umów

§3

Komu przekażemy dane

1. Przekazywanie danych osobowych dla zewnętrznych dostarczycieli usług.

W celu realizacji zlecenia, dane osobowe są przekazywane naszym partnerom tj. systemy ubezpieczeń KL, firmy kurierskie, firmy zagraniczne realizujące kupno zaproszeń i voucherów, partnerzy zagraniczni do obsługi wizowej poza granicami Polski. W celu prowadzenia działalności gospodarczej, dane osobowe są też udostępniane, podmiotom świadczącym na rzecz SK usługi prawne, audytowe, podatkowe i rachunkowe. Z naszymi partnerami i innymi podmiotami firma SK ma podpisane oddzielne umowy o ochronie danych osobowych i RODO.

2. Przekazywanie danych osobowych urzędom państwowym i placówkom konsularnym

Z istoty prowadzonej działalności gospodarczej firma SK, podczas realizacji zlecenia przekazuje dane osobowe na wniosek klienta dla wybranych urzędów państwowych i placówek konsularnych. Firma SK nie ma żadnego wpływu jak dane te po przekazaniu są przechowywane, przekazywane i przetwarzane przez te podmioty. Podmioty te z reguły podlegają właściwemu prawu poszczególnych państw na co powyższy regulamin nie ma wpływu. Po przekazaniu właściwych danych, przez SK tym podmiotom, w trakcie realizacji zlecenia, odpowiedzialność fimy SK za przekazane dane kończy się w tym wypadku.

§4

Jak są chronione

1. Systemy zabezpieczania stron i SZW

Strony web są na bieżąco sprawdzane i aktualizowane pod kontem bezpieczeństwa przez wyspecjalizowaną zewnętrzną firmę hostingową. Raporty z cyklicznych audytów i aktualizacji oraz certyfikaty bezpieczeństwa w sieci są przesyłane do naszej firmy i dostępne na życzenie. System Zamówień Wizowych (SZW) jest systemem autorskim, zamkniętym na ataki z zewnątrz. Jest na bieżąco monitorowany przez twórcę i administratora systemu.

2. Hasła dostępu

Cyklicznie oraz zawsze po zmianie skladu osobowego Serwisu Konsularnego następuje zmiana haseł dostępu do poszczególnych baz danych tj. (komputery, routery, skrzynki pocztowe, baza danych, SZW, ubezpieczenia, firmy kurierskie).

3. Program antywirusowy

Firma Serwis Konsularny na wszystkich komputerach stosuje nowoczesne, zaktualizowane i legalne oprogramowanie antywirusowe, certyfikaty dostępne są w siedzibie firmy.

4. Szkolenia pracowników

Przeszkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa w sieci jest obowiązkowe podczas procesu zatrudnienia, oraz po każdej systuacji awaryjnej, lub zmianie schematów zabezpieczenia w firmie.

5. Fizyczna ochrona danych osobowych w siedzibie firmy

Siedziba firmy, oraz oddziały w Gdańsku, Krakowie i Poznaniu są oddzielnymi biurami, zabezpieczonymi zamkami z ograniczonym dostępem. Dokumentacja jest przechowywana w specjalnych pomieszczeniach oraz ochronnych szafach.

§5

Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Prawo do sprostowania danych – czyli poprawienia danych osobowych gdy są one błędne, uległy zmianie lub zdezaktualizowały się
2. Prawo do częściowego lub całkowitego usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – czyli do usunięcia danych, pozostających w bazach Serwisu Konsularnego
3. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – czyli ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania, co skutkuje wstrzymaniem realizacji danego zlecenia
4. Prawo dostępu do danych – czyli uzysknia informacji o celu i sposobie przetwarzania Państwa danych osobowych i kopii danych – informacje te są ogólnodostępne, także w niniejszym schemacie
5. Prawo do przenoszenia danych – czyli uzyskania swoich danych osobowych, które nam przekazaliście lub wskazania innego administratora, któremu powinniśmy je przekazać, o ile będzie to technicznie możliwe
6. Prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych osobowych, czyli rezygnacja z usługi i całkowite usunięcie danych
7. Prawo do wycofania zgody – czyli mogą Państwo w dowolnej chwili wycofać każdą zgodę, co skutkuje rezygnacją częściową lub całkowitą z realizacji usługi
8. mogą Państwo realizować swoje prawa, składając wniosek za pośrednictwem dowolnego kanału komunikacyjnego – wysyłając e-mail na adres biuro@serwiskonsularny.pl lub dzwoniąc pod nr telefonu +48 22 826 44 62 lub do dowolnego asystenta z naszej firmy